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不管是撰写毕业论文，还是发表学术文章，都不可避免地要面对参考文献的编辑工作。而很多人编辑参考文献的方法多为手动录入，一旦插入或删除文献就得重新编辑，效率不高，效果不好。参考文献之于论文，犹如人体器官之于身体，不可或缺，至关重要。因此，有必要对如何在Microsoft Office Word 2010环境下编辑论文参考文献有一定的了解和掌握。本人结合自身经历并参考网上的一些方法技巧，对此作了详细的概况，希望能为大家提供一些帮助。
一、添加引用
光标移到要插入参考文献的地方，菜单中 “引用”--“脚注和尾注”。对话框中选择“尾注”，所在位置建议选“文档结尾”。编号格式中选阿拉伯数字。确定后在该处就插入了一个上标“1”，而光标自动跳到文章最后，前面就是一个上标“1”，这就是输入第一个参考文献的地方。
点击“引用”→ 显示“脚注和尾注” 对话框→“位置”项中选择“尾注”/“文档结尾”→“格式”项中“编号格式”（默认为“i, ii, iii, …”改为“1, 2, 3, …”）、“编号”选择“连续”→“应用更改”项中选择“整篇文档”→“插入”，如图1所示（红色椭圆标记）。
双击实现“引用位置”和“参考文献位置”相互跳转，如要删除引用，则应该在文中即引用的位置进行删除，注意多出引用的位置也要都删除。若原引用删除，而其他交叉引用的位置没有删除。全选+按F9后，未删除的交叉引用位置会出现“错误!未定义书签。”
二、交叉引用
1.如果同一个参考文献两处被引用，只能在前一个引用的地方插入尾注，不能同时都插入。这样改动文章后，后插入的参考文献的编号不会自动改动。
解决办法：
(1) 单击要插入对注释的引用的位置;
(2) 单击“引用”菜单中的“题注”—“交叉引用”命令;
(3) 在“引用类型”框中，单击“脚注”或“尾注”;在“引用哪一个脚注”或“引用哪一个尾注”框中，单击要引用的注释;单击“引用内容”框中的“脚注编号”或“尾注编号”选项;单击“插入”按钮，然后单击“关闭”按钮。效果如[1]。
(4)最后要注意：Word 插入的新编号实际上是对原引用标记的交叉引用。如果添加、删除或移动了注释，Word 将在打印文档或选定交叉引用编号后按 F9 键时更新交叉引用编号。为此可以按“Ctrl+A”选择所有内容后，按“F9”键就可以完成手动更新。
图5 交叉引用示意图
三、参考文献横线的删除
选择“视图--大纲视图或草稿视图”。此视图对于创建标题和移动段落横有用。
四、标注格式的修改
1. 如何为数字添加“[]”，出现[1],[2]样式的效果
按住“ctrl+F”热键，会在文档左侧出现一个“导航”栏 ，点击 右侧的倒三角，点击“替换”，调出“查找和替换对话框”。点击“查找”项中“ ”按钮，在“查找”栏中选择“特殊格式”/“尾注标记”，此时，在“查找内容”下拉框中出现“^e”，表示在尾注中查找。转向“替换”项，在“替换为”下拉框中输入“[^&]”，点击“全部替换”按钮即可得到想要的效果，如图2所示。
图2 出现[i]样式的效果示意图
文中和尾注的标号都已经加上了方括号，但是交叉引用部分还没有加上。对交叉引用的序号进行处理：
解决办法：
(1) 菜单“工具”，“选项”，“视图”选项卡，在“显示”部分点选“域代码”，或者直接使用快捷键“Alt F9”显示域代码，可以看见交叉引用的部分已经变成了代码；
(2) 菜单“编辑”，“替换”或者直接用“Ctrl+H”打开“查找和替换”对话框；
(3) 在“查找内容”文本框里面输入“^d NOTEREF”，在“替换为”文本框中输入“[^&]”并将光标置于该文本框中，然后点击“高级”按钮，再点击“格式”按钮，在弹出菜单中选择“样式”，接着会打开“查找样式”对话框，选择“尾注引用”样式；(用后需取消才能再次用)。
2.如何缩短文献标注，出现[1-6]样式的效果
（1）点击“文件”菜单，选择“选项”，出现“Word选项”对话框，选择：自定义功能区→将“常用命令”切换到“所有命令”，找到“隐藏”命令；选择“新建选项卡”并重命名（假设为“华夏一建”）→“新建组”重命名为“隐藏”，添加到“华夏一建”栏，确定，如图3所示。
图3 Word选项示意图
（2）在页面视图模式下，选中“][2][3][4][5][”，点击刚刚添加的“隐藏”命令即可，然后在数字1和6之间输入“-”（若需出现上标格式，按“ctrl+shift+=”快捷键则可），这样就会出现[1-6]样式的效果了。
3.参考文献上标变正文
这时你会发现文本中的序号“1”字是上标格式的，这是你所希望的。但尾注中的“1”也是上标格式的，这不是你希望的。其余的格式也不合你愿，别急。用 鼠标在最左侧处选中尾注中的序号“1”，按快捷键“Ctrl+Shift+=”就可以使序号不再是上标，或用鼠标右击，出现一菜单，选择“字体”，在第二 张菜单中去掉“效果”栏中“上标”前面的“√”。
1、一般情况下参考文献需要用中括号括起来，操作步骤为:
按下：Ctrl+Shift+=
输入：[ ]
按下：左方向键（这是输入位置为中括号中间）
按下：Ctrl+Alt+D
输入参考文献内容
双击尾注编号返回文档编辑位置继续编辑
上边步骤就是插入一个参考文献的步骤。
重复的参考文献按上边转载内容第5条交叉引用操作就可以了。
2、同一位置插入多条参考文献方法：
按上述第一条操作挨个插图多条尾注，若参考文献编号为12，13，14，15，16，17，18输入后形式为”[12131415161718]“
选中“1314151617”，鼠标右击，选择“字体”，在菜单中“效果”栏中“隐藏”前打“√”，确定。
然后输入“-”，最终编辑效果为“[12-18]”
3、若编写的论文《参考文献》不在文章最后，如参考文献后还需增加作者论文发表情况。
这时可以在尾注部分前按两下“Ctrl+Shift+Enter”来增加两节：《参考文献》和《作者发表论文情况》
将尾注中的内同全部复制粘贴到记事本上，然后再从记事本上复制粘贴到新建的《参考文献》一节
利用项目编号为参考文献重新编号，按要求设置编号样式。
将尾注部分选中，鼠标右击，选择“字体”，在菜单中“效果”栏中“隐藏”前打“√”，确定！（这步应在最后打印前设置）
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原文地址：http://www.cnblogs.com/realkate1/p/5087080.html
