邮箱是现代企业通联应用最频繁的方式，而邮件系统又是邮件收发的调度中心、信息中转的枢纽。邮件收发看似简单迅捷，只需在web页面写好邮件鼠标一点，马上就传出去了，但是邮件发送有时却遭遇退信的尴尬。为什么会发生退信问题？外行人也许百思不得其解，但在业界知名品牌U-Mail邮件系统马工看来，退信原因有很多种，不可一概而论的，我们不妨来听听马工的说法。
马工认为，遭遇退信的原因林林总总，但可以大而化之归纳为两方面，要么是收信人的问题，要么是发件人的问题。首先来看收信人的问题：
1、收信人地址不存在：
当出现了这样的代码“No such user”、“User unknown”、“host ……said: 550 Invalid recipient”等提示信息时，通常原因是对方邮箱账号不存在，这个时候你可以检查一下是不是自己忙乱中把地址输入错误了？或者是自己在地址栏中填写了中文字符及其他不符合规范系统不支持的字符导致退信？
2、收信人账号被禁用，有可能被冻结或已删除：
免费邮箱通常有多长时间未登陆邮箱即取消该账号的功能，收费邮箱当使用期限到了没有续费也会限制使用，此外当邮箱用户违反服务协议乱发违禁违法邮件或垃圾邮件也会被终止使用；一般出现提示关键词“disabled”时就可以断定是此类原因。
3、对方的邮箱空间太小或者服务器进行了限制：
比如出现了“not Welcome”、“message blocked”和“content rejected”等提示信息，这表示收件人在邮箱中设置了过滤器，而你寄发的邮件中“发件人”、“收件人”、“主题”、“邮件容量”这几项有一项或几项恰好符合该收件人的过滤条件，被无情的拒绝了。你需要控制邮件的大小，因为对方限定了邮件的大小，你可以先用压缩软件对附件处理后再投递，当然还有一种情况是对方的邮件服务器对发件人的邮件发送进行了限制。
4、无法查找到对方服务器名称（域名或主机）：
如果出现了诸如“host not found”和“domain syntax”的情况，主要是因为发件人在输入对方EMAIL地址时，把对方“@”后面的主机和域名写错了，导致无法被系统正确识别，投递失败。需要发件人认真填写清楚。
说完了收信人那边常见问题，马工接着来说发件人的问题，也举出几例最常见的情形：
1、发件人的邮件过大导致接收方的邮件系统拒绝：
一般会出现“exceeds、maximum message size、Data size”之类提示信息，说明接收方邮件系统不允许他们系统中的用户接收大的邮件，这个时候发件人可以把过大的邮件使用outlook express的邮件分拆功能进行分拆发送，也可以借用U-Mail邮件系统的“网盘”功能，将超大附件存储在云端，简化为一个链接，发送给对方下载观看。
2、对方的邮件系统服务商将你的IP地址、主机或域列入黑名单中：
比如出现:“ host…… said: 553 From <####@163.net>, message blocked. ”或“connect to mf2.XXXXX.com: Connection refused”之类提示信息，说明对方系统已经把你“黑”了。你有几个解决方法：a.去查查自己的邮件服务器有没有被列入黑名单？如果有，申请解除；b.重新安装杀毒软件，对单位内网发往外部的数据流进行抓包分析，跟踪出现问题的数据到具体电脑，来彻底清除病毒；c.找一家质量过硬、通讯保障的服务商，如U-Mail邮件系统，它具有通透能力，即使发件人的IP在对方黑名单中，也确保准确投递。
3、对方服务器连接不上：
当出现提示信息如“connect to iris.sipp.ac.cn: Connection timed out”和“no found target server”之类时，多半是与对方服务器连接时由于网络原因，出现连接超时，导致邮件投递错误，或者是对方域名不存在互联网上的邮件系统，你可以稍隔一段时间再次投递，并确认对方地址是否存在，或者用NSLOOKUP看一下是否可找到对方域名的MX指向记录并且正确存在。
马工最后认为，企业从一开始就要信赖专业的服务商，由其提供优质高效的平台，这样不仅通讯有保障，而且售后服务及时，像U-Mail工程师们会不定期的巡检，全天候响应需求，量身定制解决方案，绝对值得信赖，彻底免除后顾之忧。
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