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Office 365 轻松上手指南 - SharePoint Online (二)

时间:2018-05-02 13:24:29      阅读:144      评论:0      收藏:0      [点我收藏+]

标签:office 365

2.2. OneNote Online-会议纪要随时记、一键分享更便捷

2.2.1. 典型需求

移动工作中的一线人员缺乏最直接有力的团队支持,为尽快掌握客户拜访情况,公司希望前台的销售人员在拜访客户时,对于客户提出的业务需求能够实时自动的传送给后台值守的员工,后台值守的员工看到需求后,直接查找相关资料或者将客户需要的效果用示意图表达。希望通过前后台配合,可以尽快的解决客户的需求,理解客户的意图。而且拜访结束后,也不用再写会议纪要,直接把笔记本上记录的拜访内容通过邮件快速分享给参会各方。

 

2.2.2. 应对方案

2.2.2.1. OneNote课堂笔记本

步骤1:打开OneNote — 工具列选取中 ”文件“ — 新建新笔记本 ,如“客户拜访“ — 与项目相关成员共享,以便大家能够实时查看或编辑笔记本中的内容。

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步骤2:

前台一线员工 : 记录会议内容;后台项目组成员 : 及时收取最新会议纪要,及时反馈,

把好的想法与建议在OneNote中回复。前台一线员工实时查收更新信息,及时把好的想

法与客户沟通,前、后台配合大大提高成单的机率。


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2.2.2.2. 会议纪要一键分享

步骤 1:会议纪要整理好 — 点击”电子邮件页面” — 通过“一键分享“快速将会议内容分享给与会的相关人员。



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步骤2:在Outlook邮件中输入收件人员 — 点击“发送“。



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2.3. 团队站点轻松搭建、项目文档集中管控

2.3.1. 典型需求

使项目经理方便掌控和管理各项业务流程及项目资源,促进项目团队进行高效协作,在一个站点集中查看所有团队活动(包括对话、文档、日历、OneNote 等),建立组织内部人员和外部的人员合作桥梁,以多种方式安全共享项目信息。

步骤1:登录到 Office 365,然后打开SharePoint、“创建网站”、“团队站点”。


2.3.2. 应对方案 : 搭建团队站点

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步骤2:输入站点名称和访问权限,如:Contoso Teams — 依序需求进行”隐私设置” — 点击“下一步”— 添加团队成员 — 点击“完成”。

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团队站点搭建完成,项目团队成员可以在一个位置来集中查看团队内的所有活动(包括对话、文档、日历、OneNote等)。

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2.4. 项目文档协同编辑、文档版本有效管理

2.4.1. 典型需求

多项任务并行推进时,将文档上传至团队站点,实现部门间高效协作、数据实时共享;出差员工能使用多移动设备参与、获取最新的项目资料、进行多人协同编辑;有效管理文档版本,避免版本混乱,缩短产品准备周期。


2.4.2.1. 文档协同编辑

步骤1:在SharePoint Online中打开项目文档 — 选择编辑方式。

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步骤 2:当需要他人协同编辑时 — 点击“共享”,选择要共享的用户类型和共享权限 — 点击“应用”。添加共享人员邮件地址,如:sales1— 点击“发送”,参与人员将收到邮件通知。

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步骤3:参与人员登录邮箱 — 打开文档链接。

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步骤4:修改文档,调整之处会自动保存,共享人员能看见文档的最新状态。

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2.4.2.2.  文档版本管理

步骤1:在SharePoint Online中打开文件 — 点击”…” —“版本历史记录”。

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 步骤2:点击想要恢复的版本 — 可选择是否进行版本间的对比,以避免恢复错误。

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2.5. 内容搜索更智能、文件检索更精准

2.5.1. 典型需求

为了方便移动办公,企业希望将所有业务资料都存储在网盘上,使员工都可以在任何地方、通过任何智能设备访问网盘上的业务资料,但随着业务的快速增长,网盘上的业务数据也在不断增加,带来了新的挑战,员工们希望能够在海量的业务数据中快速、精准的找到自己所需的业务资料,以提高文件检索的工作效率。


2.5.2. 应对方案

2.5.2.1. SharePoint Online搜索管理

步骤 1:如果您只记得某个文档的部分内容,但不记得文档名,可以通过 SharePoint 内置的智能搜索功能来快速找到所需的文档,如查找包含“移动办公”内容的文档。

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Office 365 轻松上手指南 - SharePoint Online (二)

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