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招投标阶段的内部控制要点

时间:2014-12-31 20:10:55      阅读:487      评论:0      收藏:0      [点我收藏+]

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    为了进一步规范工程项目招投标活动,根据国家法规、结合行业经验及相关文献,予以总结。欢迎大家交流,以便改进和提高。
对于建设工程招投标活动,其工作目标是通过招投标活动找到合适价格的合格合作单位,招标的工作重点是保证期公平性和充分竞争性。主要工作要点归纳如下表:

序号
项目
主要风险
关键控制点
业务部门
内审部门
备注
1
招标计划阶段
1、
招标无计划、导致预算混乱;
2、
准备不充分,导致招标流于形式,不能控制成本。
1、
及时公布拟招标项目计划。
2、
组建相应的评标委员会,明确其职责。
3、
准备项目的年度、季度和月度招标计划;
4、
月度招标计划中明确各个招标项目名称、公告发布时间、报名起止时间、考察时间、开标时间等。
1、
了解相关工程项目及价格信息、了解产品的主要供应商以及合作单位情况;
2、
月度招标计划公布阶段,及时了解价格变动情况。
 
2
招标公告发布阶段
1、
未充分释放招标信息,导致暗箱操作;
2、
发布渠道及时间公告不恰当,导致报名单位受限。
1、
提前公布招标信息;
2、
在合适的平台发布。
1、
至少应在招标公告的报名截止日5个工作日之前发布;
2、
选择合适的发布平台,外部代理、政府平台、公司网站或电话邀标等。
1、
审查招标公告的渠道及时间是否妥当;
2、
引入外部监督机制。
建议在招标公告和文件的明显位置增加:本公司欢迎贵单位参加投标,我们保证整个招标(议标)过程公开、公平、公正。如在此过程中遇到我方工作人员的不公平待遇,请向我公司内审部反馈。联系人:×××,联系电话:××××
3
招标报名阶段
1、报名单位信息反映不充分。
1、报名接待人员全部受理并予以详细登记。
1、报名接待人员一般公布不少于2人;
2、报名接待人员如实登记报名情况。
1、检查报名单位登记表,采取电话回访方式确认登记情况;
2、接受外部单位独立举报。
业务部门需设计《报名登记表》,纸质版存档。电子邮件沟通。
4
招标文件编制阶段
1、
招标文件不符合国家规定以及公司制度要求;
2、
评标标准不明确、报价基础不统一、后备方案不明确。
1、
严格依据建筑行业标准编制招标文件;
2、
拟订招标失败的备选方案。
1、
结合公司业务需要,拟订具体项目的招标文件;
2、
拟订备选方案并在公司范围内相关部门内会签通过。
1、
依据公司制度审核评标标准是否明确,评分标准是否清晰和易于操作;
2、
是否有招标失败和废标的标准;
3、
审核报价基础是否明确一致;
4、
标底的作用是否明确。
对于一些金额重大的工程项目,建议编制标底。
5
资格预审及考察阶段
1、
将合格单位通过资格预审环节排除在外;
2、
考察方案不明确,不能形成有效的考察结论。
1、
拟订具体的考察标准以及要求;
2、
明确评标委员会组成,共同办公。
1、
根据相应项目的要求,决定是否考察。如果考察,拟订具体的考察要求,考察后要有签字及考察报告;
2、
资格预审时,需相关部门共同办公。
1、
审核考察方案的可行性以及考察报告的完整性、及时性、准确性;
2、
参与资格预审的过程。
 
6
开标评标阶段
1、
开标要求不明确,误拒合格单位参与开标;
2、
废标标准不清晰,现场核对不严格;
3、
个别评委误导性陈述或相关言论;
4、
开标过程无书面记录;
5、
开标过程不可控,出现议而不决现象。
1、明确开标的时间、地点和参与人员以及规则;
2、详细记录评标过程,形成档案。
1、
及时通知投标单位、相关评委、确定评标地点和时间等;
2、
介绍评委及对方投标人员以及评标要求;
3、
记录评标过程,必要时可以录音。
1、
接收开标前的相关资料,以电话或现场访谈形式了解通知情况;
2、
直接参与开标过程;
3、
直接监督评标过程;
4、
关注开标评标后的情况,了解是否有低价中标、变更签证频繁等现象发生;
5、
形成招投标过程的纪要并存档。
在开标过程中,要求单独介绍内审参与人员,以示公正。
在评标过程中,任何评委或人员不得有引导性或倾向性言论影响其他评委的独立性。一经发现,取消其评委资格。




招投标阶段的内部控制要点

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