关于办公管理升级思考、规划,已经一年有余(2013年11月《使用云技术升级改造现有应用系统的思考》),从2014年3月开始,协助用户完成规划、可研、立项。
刚开始更多的是以云计算视角,通过技术手段来支撑用户,为用户画了一张大饼,可是用户投资有限,买小餐包充饥都不够,这样,只能按二八原则,提供核心业务支撑平台,或者叫做最小核心化的办公生产运营能力产品。
从办公自动化开始,传统办公系统逐步升级到以工作流、协同办公、知识管理为一体的知识型协同办公系统,为企事业单位提供公文管理、流程审批、协同工作、沟通工具、文档管理、综合信息、部门办公、电子论坛、计划管理、项目管理、任务管理、会议管理、关联人员、系统集成、门户定制、通讯录、工作便签、问卷调查、常用工具等业务功能。
目前,企事业单位办公系统多采用传统的“烟囱式”架构模式,即:按功能分为不同的子系统,根据不同需求独立地进行设计和建设,系统架构从应用、数据再到基础设施,都以烟囱式部署为主。这种系统架构模式的显著特点是纵向统一,系统内部建设一体化。这种系统架构模式虽保证了各功能系统内部建设的统一,但同时也导致出现了系统系统间独立性强、信息不透明、部门间横向协调性差、共通性少及资源共享率不高等诸多问题。
如上图所示,具有代表性“烟囱”业务现状图,呈现出管理条块分割的现状。如从业务功能角度看,很多功能具有明显的相似性。在此不展开分析,只给出我的分析结论:
办公管理核心业务就是审批流+文档。
回想办公管理信息化前,办理业务过程是这样的:
(1)工作人员先填写申请单(或审批单),填写好后,连同附属资料装订在一起,送给下一环节办理(或审批);
(2)上述业务处理过程中,管理人员首先关注的是流程走的对不对,其次看提交上来的报告,这个报告就是申请单文档及其附件。
回归业务的本质,就是前面所说的分析结论:审批流+文档。
下面举例解答业务模型:
(1)综合信息类业务(是指发布新闻、规章制度,以及知识资料管理等)核心内容是文档,电子化文档,至于审批流则是可有可无的;
(2)部室业务中常用到的数据上报核心内容也是文档,带审批流(专递文档)的文档,文档中的数据内容,其本质不是直接使用的,需要取出到专业系统中经过处理后才能使用;
(3)计划建设管理和房产土地信息管理系统,超出办公管理业务模型,纳入到专业系统中,单独建设管理。
随着管理规范化、精细化,原办公管理范畴的部分业务迁移到ERP、HR等专业管理系统中,保留下传统公文管理和流程审批等业务。对于剩下的办公管理业务要进行改革、优化。改革、优化目标是建设办公生产运营体系,去行政化、去职能化、专业化、集中化、扁平化,实现纵向专业化穿透和横向信息透明的统一运营体系。
(2)缩短流程,提高工作效率,加强工作责任
(3)信息透明,晒在阳光大厅中,方便群众和各方监督;
(4)项目(事项)全生命周期管理,做到事前决策评估,事中高效落实、信息透明,事后经验总结、效益分析;
(5)信息化工作适应上述需求,快速响应新需求,满足改革需求。
办公管理以流程化管理为核心,此核心包括:流程及其生命周期管理,流程实例运行管理及其生命周期管理。这个流程化管理核心,可以理解为规章制度及规章制度执行情况。其中,生命周期管理借鉴我早年实施过的电能表生命周期管理,管理也是有生命周期的,他能体现出管理的能力、效益、效率。
(1)流程生命周期管理包括:业务需求、开发建设、上线(并形成流程目录)、变更、下线、最终销毁全生命周期管理。相关的业务功能有:流程快速开发和流程模版;
(2)流程实例运行管理及其生命周期管理包括:启动流程实例、流程流转审批、结束流程实例、归档。相关的业务功能有:起草/编辑、审批、发布、反馈、归档。
办公流程化管理最终体现规范化和执行力上,通过办公阳光大厅为业务入口,并展现,其中:
(1)规范体现在管理职能、流程和办事指南;
(2)执行力体现在管理能力、效益和效率上。
为了应对企事业面对的系统技术和业务改革挑战,我们要建设的PaaS办公能力平台应超越传统PaaS范畴,在业务能力和技术能力组件上有所加强,形成更有针对性的“厚PaaS”平台。通过这个平台,我们可以统一技术框架、统一流程管理、提高数据一致性、提高资源利用率、提高服务和技术的标准化、简化上层应用的开发和运维。
主要使用技术如下:
界面展现层:HTML+JavaScript+CSS(Apache Http + Cordys XForm);
数据适配层、业务处理层:SOA(Cordys BOP);
数据层:关系型数据库+NoSQL数据库(Oracle + MongoDB)。
参考:
信息化建设适应当前改革的思考——简化流程与信息透明 2014年3月 肖永威
云计算统一办公运营平台服务能力设计方案 2014年11月 肖永威
用MongoDB数据库来管理办公系统中文档型的表单和信息——通用流程化应用审批单设计思路(二,续) 2015年1月 肖永威
原文地址:http://blog.csdn.net/xiaoyw71/article/details/42342017