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4U知识管理系统基于全新的理念设计,是为了摆脱传统知识生产过程中的种种不便和束缚,宗旨在于最大化的提高知识生产和运用效率,通过内容与形态的分离,实现"把时间留给创作而不是过程",一方面能最大化的提高知识创作者的知识生产效率,另一方面能迅速的提升企业的专业化、规范化知识交付能力;另外,通过特有的知识共享和运用模式,改变以往的知识生产模式,促进个人作业向协同作业转变,显著加强企业知识内容的细分和专业化建设,加快知识的再生产效率。
4U知识管理系统对传统知识创作流程进行了大量创新和优化,覆盖知识生产和消费的整体流程,通过"一减一加"的方式显著提升知识生产效率。"一减":最大化的减少用户在文档格式、查询、引用、分享等方面的无谓时间消耗;"一加":打断知识隔阂,增加内在联系,通过便捷的知识分享、引用和评价,"让知识动起来",迅速形成企业知识库,不断增长的知识库,将成为企业宝贵的知识财富和不断创新的动力源泉。
4U知识管理系统致力于建设为集知识创作、共享、消费、评价为一体的知识生产消费平台,并带来了有别于传统模式的如下创新:
更多信息,欢迎访问:www.ware4u.net。
在传统的知识创作过程中,知识生产者常常被以下问题困扰:
如果幸运的话,从一堆资料中筛选仍然面临很多潜在问题:
好不容易把内容写好了,还有一大堆挑战:
总之,我们把太多的时间花在知识创作之外了!如果你也在经历这样的过程,很明显,你浪费了大量时间,如果把个体相加,很明显,企业为这些时间付出了大量成本。
这是当前很多中小企业面临的普遍性问题,甚至可以说是企业在成长过程中必然会出现的问题,这涉及到管理模式的变化,在企业初创时,关注点通常在业务和效率上,一些环节往往被省略,但并不意味着这些环节不重要,而当企业成长到一定规模时,迫切需要做知识沉淀,否则由于潜在的人才流失风险,造成的知识短板很可能成为制约企业成长的瓶颈。
上述问题,可以总结为几个问题:知识在哪里?知识的作者是谁?知识用在何处?知识的格式如何规范?
当前企业是如何解决这些问题的呢?
从目前看来,上述办法,基本只能解决局部问题,每种方法都存在较为明显的缺陷:
如何通过一套系统解决所有这些问题?
最重要的是提供一套完善的机制打通知识生产和消费的整个流程,解决知识生产和消费过程中的种种难题,减少一些不必要的环节,让关注点回归,才能真正实现效率的提升。
4U知识管理系统面向知识生产和消费流程提供了以下理念:
贯穿了知识的生产和消费的整个环节,在基础设施上实现了知识的自循环机制,让知识创作者更容易的实现知识的迭代更新,生产的同时也在不断的消费,实现一个生产即消费、消费即生产的知识成长环境。
图 21 知识的流动
任何系统离不开管理者的参与,4U提供了一些必要的机制让管理者能够灵活运用:
4U知识管理系统,依托于强大的内容编辑器(Microsoft Office Word),独创Word内循环模式,整个知识生产和消费流程均在Word中完成,无跨应用烦恼,大大提高系统的易用程度,寄有形于无形,让知识创作者创作其中,享受其中。
采用完全嵌入Word设计方案,静默方式运行,遵从Word的使用习惯,最大化的节约学习成本。
知识管理系统的功能都在这里,同时这也是系统唯一入口,用户所有的操作都在这个一体化的环境中完成,不再需要切换到其他的系统。
传统的知识管理系统,在知识生产和消费的各个环节,往往需要切换到不同的应用的系统下,如知识创作在Word中完成,而知识提交和分享在Web系统下完成,知识的搜索和引用仍然需要在Web系统中完成,多系统之间的隔阂打断了知识之间原本紧密的联系,系统无法评估用户搜索或下载的知识究竟有没有发挥作用。
4U知识管理系统致力于打通知识生产和消费的整体流程,所有的一切都在Word中完成,完成知识的搜索、浏览、消费全流程支持,在原本复杂的知识引用环节可实现内容的一键导入。整个过程一气呵成,无需切换到其他的应用系统,避免了跨应用带来的效率问题。
如下图所示,先通过搜索面板查询出匹配项,浏览内容时,如需要引用相关知识,直接点击触动引用符号"+"即可将内容迅速添加到当前编辑文档中。
下图为内容导入到当前编辑文档后的效果:
知识创作者只要关注内容,文档最终交付的样式如何,页眉页脚、封面、水印、布局、公司定制信息(如联系方式和地址)等留给4U完成,4U提供文档模版定制功能,企业可以根据需要定制多个模版,员工可根据需要自由选择模版,实现"一次编写,任意展现",真正实现内容的动态交付。
在4U系统中,每个知识点都被纳入全局版本管理,知识消费者可全程跟踪该知识点的最新进展。一旦知识的创作者更新了知识内容,知识消费者可及时的得到通知并决定是否同步更新到自己的知识内容中,从而确保企业交付给最终用户的每一份知识文档的内容都是最新的。
4U提供了知识快速流动的能力和渠道,为知识插上了翅膀,最新知识唾手可得,真正为企业打造知识的活水源泉。
如下图为某文章引用的两个知识点,右侧为引用知识点的最新版本信息,一旦原作者更新了该部分内容,引用者可得到通知,并决定是否更新到自己的文档中,更新引用知识的过程仍然是一键完成。
文档目录结构的重要性不可言语,相当于文档的纲领,结构清晰,条理也就清晰,结构乱了,条理也就难以清晰,会极大的影响最终用户的阅读体验,文档越大,结构也变得愈加重要,错乱的结构还会很大程度上影响Word的处理效率。
保证文档结构清晰,避免错乱和跳序,是一个文档的基本要求。
如下图所示:典型的文档结构紊乱情况:
4U知识管理系统能快速的找出此类错误,并提出修改建议和一键修复能力,最大化的帮助用户修复错误。
在互联网时代下,知识的交付方式也变得多彩纷呈,4U知识管理系统支持在Word端、浏览器端及各类智能终端上快速浏览知识内容,解决了知识传播障碍,加快了知识交付能力。
4U知识管理系统在用户提交知识的瞬间就具备了Web发布能力,通过该特性,企业可将一些非敏感咨询通过Web方式快速交付到最终用户,让最终用户及时的查阅到最新知识。
多知识库设计,承载企业历史知识的同时,鼓励创造新知识。所有的知识均提供全文检索能力,可快速精准定位。
实现跟历史知识的快速对比,可发现极细微的变动,包括文档结构的变化,每一个文字,每一张图片的变动。
可实现多种样式的差别展示,包括Word样式和纯文本样式,方便作者定位差异。
为了保障项目的顺利和可持续性运行,需要对企业现有知识资产进行梳理和入库,从而形成一个庞大的知识资源池。信息丰富的资源池能对企业知识生产形成"滚雪球"式的增长效应,因此对企业现有知识的梳理至关重要,4U知识管理系统面向企业知识的梳理和入库提供了完备的工具,从而快速建立规范化的初始知识库,为企业的后续知识生产提供强有力的支撑。
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原文地址:http://www.cnblogs.com/sendreams/p/3773049.html