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《番茄工作法图解》第四章读书笔记

时间:2015-07-12 07:03:13      阅读:132      评论:0      收藏:0      [点我收藏+]

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学会坚持:

电子邮件和电话很容易对付:把它们关掉。

美国一项研究表明,员工在办公室上班时,大约每3分钟就会被打断一次工作。研究还表明,人们在电脑屏幕同时开启的窗口数平均为8个。精神病学家爱德华·哈罗威尔创造了名词”注意缺乏症候群”(ADT)。

心理学和脑科学研究的新发明表明,并行处理和应对干扰的能力都面临同样的瓶颈:工作记忆的容量有限。每一次干扰都会是我们的大脑工作台上的原始信息丢失。

避免LIFO(后进先出,Last-In-First-Out)和BPUF(大计划先行Big Plan Up Front),接受改变。

LIFO缺点:不断被迫花精力接收和评估新的信息,导致活动无法正常进行。这些会把你带入一种慢性精神过度刺激状态,进而增加压力,影响工作成果。

BPUF缺点:绝对地拒绝周围的变化,与世隔绝。

可持续发展的步伐

全局观、控制力是与心流和创意相对立的。尽量减少”安排优先次序”的活动,有利于保持专注。工作à休闲à战略的节奏:工作代表百分百的注意力,战略来决定优先次序及在下一个工作周期做什么。这样将专注、排序和休息时间段交错安排,获得可持续的步伐。

中断策略

番茄钟期间的中断有以下两种形式:

  1. 第一种是自己造成的”内部中断”。具体地说,是直觉向心智发出的信号,告诉自己去做当前专注活动以外的事情。
  2. 第二种是别人造成的”外部中断”。有人找你询问或请你帮忙,并且等你答复。接下来我们卡,对于这两类中断,番茄工作法都有相应的处理策略。

将内部中断纳入控制。

接受、记录并继续:在今日待办表格中有”计划外紧急”,紧急事项先记下来,记下撇号( ’)代表中断并进行跟踪。一天结束时计算撇号的数目。如果没打算今天做记下U代表计划外(Unplanned)。

对付内部中断,最佳策略是可视化、接受、纳入计划或删除。规则:”一旦番茄钟启动就必须走到响铃。”

番茄钟具有原子性,不可分割。它是这套流程的最小货币单位。如果任务被放下了,无论是暂时还是长期的,当前番茄都必须作废。

为什么不将几小段加起来算成一个番茄钟?因为这样就是去了达到节奏的目的,也就太容易屈服于中断的诱惑了。作废番茄钟意味着失败吗?不会的。”完成番茄钟数”不是拿来衡量工作能力的,没有这个标准。它只是记录你所付出的25分钟连续的努力,这25分钟是不可分割的。你可以实事求是地利用这个数据来改进第二天的工作流程。

内部中断滚滚而来:记录跟踪数据是为了进行自我改进和流程改进,而不是留到年底拿这些记录跟老板谈加薪。要解决问题,首先缩小番茄钟,尝试改为15、10甚至5分钟。

可以跟踪在每个番茄钟内,多长时间遇到第一次内部中断。尝试比上一个番茄钟专心更久一点点。跟踪这项数据也可以帮你设定适合自己的番茄长度,避免被打扰。

 

你在试图专心完成一个番茄钟工作期间,常常会被这些事打断!但如果想在河流里生存,就得跟鳄鱼搞好关系。简单粗暴的对待方式,只会让外部中断变成烦恼。

外部中断具有互动性。有人正在等你答复。他们试图阻止你结束番茄钟,而你需要一个策略来减少中断。不过,值得再一次强调的事,别把番茄工作法当成拒绝帮助同事的理由,它可不是专门给古墓派闭关修炼用的。

关闭电话,每半小时浏览一下邮件标题,回电话或邮件的活动要作为番茄钟活动来安排,而不是在休息时间进行。

如果有人找你面谈,在不影响结果的前提下,可以请求对方尽量推迟。在对方可接受的范围内,建议他尽量往后安排。用稍后的番茄钟重新计划中断事件,而不要在当时直接处理,这样做好处多多。

 

可视化然后强化

外部中断应当明确可见。如果想要减少中断,首先得实事求是,弄清所遇到中断的类型和数量。

今日待办事项中的减号代表中断。

紧急事项,作废番茄钟,进行事项,结束后稍事休息,然后启动番茄钟。

 

外部中断策略

总之,应当明确外部中断的类型和数量。通过画减号、写下所要求的活动名称,来跟踪记录每次中断。

处理外部中断的策略,由以下四步组成。

(1)    告知:”我手头有事,正忙。”

(2)    协商:”周五再帮你做,行吗?”

(3)    计划:写下活动名称,稍后为它计划未来的番茄钟。

(4)    答复:按照承诺回电或答复,不然的话,下次别人就没法信任你了。

 

问自己:中断

  1. 你在工作中经常被哪类中断困扰?
  2. 当有人拿毫不相干的问题烦你的时候,你会怎么做?
  3. 你如何保存灵光一现的新想法?
  4. 你在什么时间没法专心做事?
  5. 你总是能够记得按照承诺答复对方吗?

《番茄工作法图解》第四章读书笔记

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